Règles de gestion

JC Lazure
Un chargé de projet est un gestionnaire qui doit tout savoir des règles de gestion. En tant que gestionnaire de projet, j'ai réussi à rassembler quelques règles de gestion.

Elles ont fonctionné pour moi et elles fonctionneront pour toi aussi, à condition que tu prennes le temps de les apprendre. Une fois que tu auras commencé à les mettre en place, il te sera plus facile de gérer les autres ainsi que tes propres projets.

Ces règles sont la base de ma méthodologie, elles sont le fondement de tout projet que je tente de gérer. Ce sont des clés essentielles à ton succès. Pense à chaque règle, et essaies de les suivre dans les bons comme dans les mauvais moments !

Si tu as des règles personnelles que tu as identifiées, intègres-les à celles que je vais exposer ci-dessous.

VISION DE LA RÉUSSITE 

Accepte chaque projet avec une attitude positive et une vision du résultat final réussi.

En période de stress, réfléchis à la vision et ne t’attarde pas trop sur les questions ou les problèmes. La vision de la réussite doit t’accompagner à chaque étape du projet. Obtiens toujours des engagements par écrit.

Il n'y a aucune exception à cette règle - jamais. Chaque fois que tu reçois une offre d'un sous-traitant ou de toute autre personne, obtiens-la par écrit.

Si tu reçois des offres pour un projet, obtiens au moins trois offres par écrit.

Si tu n'as pas le temps d'expliquer une tâche et de donner des détails complets, ne délègue cette responsabilité à personne.

Tu dois être capable d'articuler clairement un objectif et ce qu'il implique pour pouvoir attendre d'un fournisseur ou d'un membre de l'équipe qu'il réponde à tes attentes.

Les gens ne peuvent pas lire dans les pensées. Il est préférable d'écrire la tâche ou de demander à la personne à qui tu délègue la tâche de te la répéter afin de t’assurer qu'elle comprend.

ASAP

Supprime le terme « le plus tôt possible » (ASAP) de ton vocabulaire. Indique toujours l'heure et les dates exactes auxquelles tu as besoin de quelque chose ou la date et l'heure auxquelles tu auras accompli quelque chose.

ASAP est trop nébuleux pour que la plupart des gens puissent l'identifier. Fixe une date limite, puis suis de près l'échéance pour t’assurer qu'elle sera respectée.

Ne dépends pas des courriels ou des messages vocaux pour transmettre des informations pertinentes ou sensibles au temps.

Parle toujours à la personne responsable au téléphone ou en personne.

Tu ne peux pas supposer que les courriels ou les messages vocaux sont suivis en temps utile ou même qu'ils sont traités personnellement par le destinataire.

Si possible, organise des réunions en face à face, bien que cela ne soit pas toujours possible si tu réalises un projet demandant des intervenants de divers lieux.

Rien ne vaut la touche personnelle d'un appel téléphonique.

Ne suppose jamais que quelqu'un a reçu ton courriel, ton SMS ou ton message vocal.

Apprends à gérer la critique.

Prévois toujours une réunion à l'avance, en envoyant l'ordre du jour au moins 24 heures à l'avance.

Avant la réunion, entraînes-toi à parcourir l'ensemble de l'ordre du jour, en posant chaque question et en y répondant toi-même.

Essaye d'anticiper les questions qui pourraient être posées, effectue des recherches et inclues-les dans ta présentation ou comme sujet de conversation spontanée.

Sois prêt à faire un rapport sur l'état d'avancement du projet.

Si tu es le responsable du projet, tu devras peut-être présenter à ton patron, ou à un comité, un rapport intermédiaire sur l'état d'avancement du projet.

Sois honnête sur les retards, les problèmes imprévus, des solutions que tu as mises en place.

Cela montre ton implication personnelle dans l'avancement du projet et te donne la certitude que tu es capable de gérer des circonstances difficiles avec calme et détermination.

Apprends à prendre toute critique de manière professionnelle, tant qu'elle est donnée de cette manière !

Si tu considères la critique professionnelle comme un affront ou une attaque personnelle, tu perdras en fin de compte la capacité d'être un chargé de projet respecté et performant.

J'ai vu de nombreuses situations dans lesquelles un chargé de projet est devenu si défensif face à des problèmes liés à l'avancement d'un projet qu'il n'a jamais eu la possibilité de terminer le projet.

Personne ne veut faire face aux insécurités et aux attitudes défensives. Apprends à séparer les sentiments personnels des critiques professionnelles.

L'évitement
n'est jamais bon. Sois toujours franc et prêt à affronter la situation sans détour, quels qu'en soient le résultat ou les conséquences. Les retombées à court terme d'un projet qui a mal tourné seront remplacées par un respect professionnel et personnel à long terme, gagné en assumant la responsabilité de l'échec.

Si un problème survient, ne te caches pas la tête dans le sable pour l'éviter car il ne disparaîtra pas de lui-même.

Sois prêt à faire face aux problèmes et à les affronter de front.

Récompense-toi, ainsi que toute ton équipe.

Récompense l'ensemble de l'équipe après la réussite d'un projet.

Avec une gestion et des conseils appropriés, ton équipe de projet doit être récompensée par des mots de gratitude, d'encouragement et de respect pour un travail bien fait.

Si tu as la possibilité de montrer ton appréciation par une récompense plus tangible (un petit cadeau de bureau, des fleurs, un chèque-cadeau), n'oublies pas que ce n'est pas la valeur du cadeau qui compte, mais la reconnaissance.

Tu obtiendras un meilleur service ainsi que de meilleures performances de la part de ceux que tu remercieras.

La touche personnelle est importante.

Sois fier de tes réalisations et ne sous-estime pas ta réussite.

Tu as le droit de te "vanter" après un projet ou un événement réussi.

Sans devenir arrogant, il est parfaitement convenable d'accepter des félicitations lorsqu'elles sont données et de montrer visiblement sa fierté pour sa propre réussite.

Si personne ne sait ce que tu es capable de réaliser, il se peut que tu ne sois même pas pris en considération pour le prochain défi !

On nous apprend souvent à être modeste. La modestie n'a pas sa place dans le monde de la Gestion de Projets de Construction.

Tu serais surpris du nombre de personnes qui se moquent d'un compliment ou qui disent "ce n'était rien". Ce n'était pas "rien".

Tu as travaillé dur pour ce projet, tu as atteint ton objectif et tu mérites des éloges. Tant qu’à y être, donne-toi aussi une petite récompense.

Utilise une gestion de projet à succès comme un tremplin vers d'autres niveaux de responsabilité dans l’entreprise pour laquelle tu travailles.

Si tu montres à ton organisation le talent et le dynamisme que tu as en tant que chargé de projet, n'hésite pas à te renseigner sur les promotions ou les autres postes disponibles.

Le succès construit sur le succès est le moyen le plus rapide de réaliser ton rêve ultime.

Donne au suivant !

Deviens le mentor d'une personne qui entreprend la gestion de son premier projet.

Offre ton soutien et tes encouragements à ceux qui essaient, comme tu l'as fait, de réussir.

Ne te permets pas de "prendre le contrôle" ou de commencer à micro-gérer ton protégé ou ton collègue, mais sois plutôt une ressource ou un excellent auditeur pour quelqu'un qui se trouve exactement au même endroit que toi il y a 2 ou 3 ans !

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Jean-Claude est un gestionnaire de projets de construction commerciale avec plus de 30 années d’expérience, se définissant comme un Facilitateur de Projets.
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